Mściwojów, dn. 08.05.2015r

RZP.271.1.4.2015

 

ZAPYTANIE OFERTOWE NA ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH

 o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000 EURO (zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych t. j. z 2013r., poz. 907 ze zm.)

 

W związku z potrzebą zaopatrzenia Urzędu Gminy w Mściwojowie zwraca się z zapytaniem ofertowym na świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy Mściwojów.

 

I. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Mściwojów

Mściwojów 43

59-407 Mściwojów

NIP 695-13-99-921

REGON 390647417

Tel. 76/878-85-20

Fax. 76/872-85-95

 

II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Gminy Mściwojów na podstawie umowy o świadczenie usług pocztowych przez operatora pocztowego uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na podstawie przepisów ustawy  z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r. poz.1529 ze zm.).

 

2. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą usługi pocztowe, świadczone w obrocie krajowym  w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisów szczególnych Kodeksu postępowania cywilnego, Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów dotyczących nadawania przesyłek ze skutkiem zachowania terminów wymaganych przepisami postępowania cywilnego, administracyjnego i podatkowego.

 

3. Przez przesyłkę pocztową będącą przedmiotem zamówienia rozumie się rzecz opatrzoną oznaczeniem adresata i adresem, przedłożoną do przyjęcia lub przyjętą przez operatora pocztowego w celu przemieszczenia i doręczenia adresatowi.

 

4. Szczegółowy zakres przesyłek pocztowych (rodzaje oraz szacunkowe ilości) zawiera formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do zapytania. Określone w załączniku nr 1 do Zapytania rodzaje oraz  ilość przesyłek pocztowych mają charakter szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadania w podanych ilościach i rodzajach. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości i rodzaje przesyłek pocztowych będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w zestawieniu. W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek pocztowych nie ujętych w zestawieniu, podstawą rozliczeń z Zamawiającym będą ceny zawarte w obowiązującym w dacie przyjęcia przesyłek pocztowych cenniku usług pocztowych Wykonawcy.

5. Przedmiot zamówienia realizowany będzie na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w:

- ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz.1529 ze zm.) oraz przepisów wydanych na jej podstawie,

- ustawie z dnia 17 listopada 1964r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 ze zm.),

- ustawie z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r., poz. 267),

- ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.),

- ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

 

6. Od Wykonawcy wymaga się spełnienia następujących warunków w zakresie świadczenia ww. usług pocztowych:

-  Umożliwienia nadania pilnych przesyłek pocztowych przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego w punkcie nadawczym wskazanym przez Wykonawcę, znajdującym się w odległości nie większej niż 10 km od siedziby Zamawiającego, również w innych godzinach niż określone                          w umowie.

- Nadawania przesyłek pocztowych w dniu ich odbioru od Zamawiającego.

- Umożliwienia nadawania przesyłek pocztowych do każdego wskazanego miejsca w kraju.

- Dostarczania przesyłek pocztowych do adresatów w kopertach i opakowaniach oryginalnych, przekazanych przez Zamawiającego, z zachowaniem jako minimum dla przedmiotu zamówienia wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych wynikających z obowiązujących przepisów prawa, tj. z rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r., poz. 545).

- Dostarczenia bezpłatnie Zamawiającemu druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek pocztowych krajowych.

- Na żądanie Zamawiającego dostarczania przesyłek pocztowych do adresatów z użyciem druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dostarczonych przez Zamawiającego.

- Doręczanie przesyłek dot. postępowania cywilnego, administracyjnego i podatkowego powinno następować na zasadach i w trybie określonym w przepisach szczególnych dot. danego postępowania.

- Umożliwienia odbioru przez Zamawiającego pokwitowanych przez adresata zwrotnych potwierdzeń odbioru, niezwłocznie po dostarczeniu przesyłki pocztowej. Doręczone potwierdzenie odbioru winno zawierać czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy. W przypadku nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę.  Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia, o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru przesyłka winna być zwrócona Zamawiającemu wraz  z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.

- Opłata za zwrot przesyłki nie może być wyższa niż połowa opłaty za usługę pocztową ustalonej dla tej przesyłki w cenniku usług pocztowych Wykonawcy i powinna odpowiadać opłacie wynikającej z cennika Wykonawcy ujętego w formularzu ofertowym.

- Rozliczania należności w formie skredytowanej na podstawie faktycznie nadanych lub zwróconych przesyłek pocztowych w okresie obrachunkowym - 1 miesiąca.

- Załączania do faktury VAT potwierdzającej wykonanie usługi zestawienia określającego ilość i rodzaj faktycznie nadanych przesyłek pocztowych oraz zwróconych przesyłek pocztowych, a także sumę należnych Wykonawcy opłat pocztowych.

- Przyjmowania reklamacji Zamawiającego. Reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14-go dnia od dnia nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamacje nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji.

-Przetwarzania informacji i danych pozyskanych w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz.1529 ze zm.) oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

- Pełnej odpowiedzialności cywilno-prawnej za będące przedmiotem zamówienia przesyłki pocztowe oraz związane z nimi informacje i dane.

 

7. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek pocztowych do nadania w sposób uporządkowany według kategorii rodzajowej, wagowej i ilościowej. Przesyłki listowe rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych (książki nadawczej). Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu nadanych przesyłek pocztowych - ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego. Paczki nadawane będą na podstawie wykazu paczek (książki nadawczej) z podaniem ilości paczek i ich wagi. Wykazy sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy (oryginał) i Zamawiającego (kopia).

 

III. TERMIN REALIZACJI

Umowa pomiędzy stronami zostaje zawarta na okres 24 miesięcy tj.: 01.06.2015r do 31.05.2017r.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY CENOWEJ

  • ofertę cenową należy złożyć na załączonym formularzu ofertowym załącznik nr 1
  • cena określona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia
  • zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych

 

V. KRYTERIUM OCENY OFERT I JEGO OPIS

CENA - 100%

Wykonawca przedstawi w ofercie cenę całkowitą brutto obejmującą całość przedmiotu zamówienia, podając ją w zapisie liczbowym i słownie. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania, w tym podatek VAT w ustawowej wysokości, a także inne koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena oferty ma być wyrażona w PLN zgodnie z polskim systemem płatniczym, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

 

VI. OGÓLNE WARUNKI UMOWY

  • Termin płatności faktury 14 dni od dnia otrzymania dokumentu przez Wykonawcę.
  • Okres rozwiązania umowy 3 miesiące.
  • Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą nastąpić jedynie w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.
  • Usługi pocztowe będą realizowane każdego dnia pracy urzędu tj. od poniedziałku do piątku w godzinach pracy: 7.00 - 15.00
  • Wykonawca nie zmieni w trakcie wykonywania umowy cen usług w sposób niekorzystny dla Zamawiającego.
  • Zamawiający zastrzega, że ilości wykazane w załączniku nr 1 do niniejszego pisma są ilościami szacunkowymi służącymi do skalkulowania ceny oferty, porównania ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty i mogą ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia
  • Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - kara pieniężna stanowi równowartość 1/12 ceny brutto zaoferowanej w ofercie  przez Wykonawcę w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

 

VII. MIEJSCE I TERMIN SKLADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć do dnia 15 maja 2015 r. do godz. 1000 w Urzędzie Gminy Mściwojów, 59-407 Mściwojów 43, pok. 23 (sekretariat), osobiście, faksem na numer 76/872 85 95 lub pocztą elektroniczną  na adres ug@msciwojow.pl

Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez rozpatrzenia.

 

VIII. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU

- Kamila Chudzik, tel. 76/ 878-85-20, e-mail: ug@msciwojow.pl

- Waldemar Dziędzioła, tel. 76/ 878-85-20

 

IX. DOKUMENTY JAKIE MAJĄ DOSTRCZYĆ WYKONAWCY

- Formularz ofertowy;

- Oświadczenie Wykonawcy wg załączonego wzoru;

- Aktualnego zaświadczenia o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r. poz. 1529)

X.Zamówienie zostanie przeprowadzone w trybie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.z 2013r., poz. 907 ze zm.).

Załączniki:

  1. Formularz ofertowy zał. nr 1
  2. Oświadczenie Wykonawcy zał. nr 2